Assistant technique (immobilier) (H/F)

Assurer la gestion administrative et opérationnelle au sein de son service/site.
Gestion administrative technique
– Participer aux réunions d’administration et d’exploitation du site avec le propriétaire, les locataires
et les entreprises et le responsable d’opérations
– Retranscrire les compte-rendu
– Gérer le classement et l’archivage des pièces papier et informatique
– Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec
le responsable de service/site
– Réaliser, affranchir, poster et dispatcher les courriers (chrono, agenda)
– Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs)
– Commander les fournitures de bureau
– Etablir et envoyer les bons de commande
– Gérer des dossiers assurances
– Etablir des rapports d’exploitation avec le responsable de service/site
Gestion administrative du patrimoine
– Rédiger les comptes rendus de réunion
– Aider à la planification des rendez-vous et réunions
– Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l’équipe
– Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB.
– Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client
– Assurer le suivi de divers tableaux de bord
– Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de
l’ensemble des documents
– Assurer le suivi et la transmission des états informatiques
– Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l’équipe de gestion : intégration des
données de gestion dans l’outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc.
– Apporter son assistance à l’équipe de gestion dans l’activité du service/site
Gestion et suivi budgétaire
– Gérer la facturation exploitation et travaux.
– Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site.
– Enregistrer les factures à l’aide du logiciel comptable (Altaix)
– Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité
– Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle
participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux.
Relations client
– Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres
de l’équipe
– Donner un premier niveau d’information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.)
– Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l’équipe de gestion
– Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi)
– Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l’équipe et les autres services
– Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes