Assistant syndic immobilier (H/F)

Galyo est le regroupement de quatre régies lyonnaises familiales. Elle est aujourd’hui un acteur majeur sur la place lyonnaise en gérant plus de 550 immeubles en copropriété et près de 4000 lots en gestion locative.
Fort de notre expérience, de nos racines et de plus de cinquante collaborateurs, nous sommes constamment tournés vers l’avenir de façon à nous adapter aux attentes de nos clients et aux défis de nos métiers en perpétuelle évolution.

Nos valeurs : indépendance, proximité et réactivité !

Métier historique de Galyo, la gestion de copropriété repose sur une parfaite connaissance du parc immobilier géré. Rattaché à un gestionnaire, nous souhaitons intégrer un assistant syndic qui rejoindra notre équipe. Chaque copropriété dispose d’une équipe 100% dédiée, composée d’un gestionnaire, d’un assistant et d’un comptable. Vous aurez en charge 35 copropriétés représentant environ 1500 lots ainsi et quelques gestions locatives.

Vos principales missions seront de :
– Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquats et circonstanciées et tenir à jour le cahier d’appel numérique,
– Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire en interface avec les clients et autres fournisseurs (en utilisant le logiciel des plannings Outlook),
– Traiter le courrier papier et mails,
– Gérer le personnel des immeubles,
– Préparer les convocations des AG : ordre du jour, rédaction du contrat de syndic et diffuser le PV aux copropriétaires,
– Faire les demandes de devis / commandes, souscription des polices dommages ouvrages, communiquer auprès des copropriétaires, propriétaire, locataires,
– Assurer la correspondance avec le conseil syndical lorsqu’il a reçu un mandat de l’AG,
– Collecter de la part des copropriétaires les informations nécessaires à la souscription de l’emprunt collectif,
– Assurer le suivi du dossier avec la banque en charge de cette proposition d’emprunt,
– Gérer les sinistres : déclaration, commande et suivi des travaux,
– Vérifier et codifier les factures,
– Assurer le lien avec le propriétaire bailleur : réaliser les devis, suivre les commandes des travaux, assurer le suivi de la facturation, le lien avec le service location (si l’appartement est en location), le service comptabilité et le service contentieux.

Logiciels utilisés : Aramis et dans 6 mois Thetra

Profil :
Réactivité, organisation et rigueur dans votre travail
Sens de la relation client
Vous savez faire preuve de polyvalence

Contrat en CDI 36h par semaine et 6,5 jours de RTT par an

Faire preuve de rigueur et de précision