Assistant ou assistante planning – Direction de l’immobilier H/F

Description de la mission

Sous la responsabilité de la Responsable du pôle planning, en relation avec tous les services de Sciences Po, vous devrez notamment effectuer les missions suivantes :

– Gestion du planning des enseignants (mise à jour de l’affichage web, mise à jour des séances de remplacement, etc.) ;

– Planification semestrielle des créneaux horaires des enseignements (grilles horaires) ;

– Réservation des salles pour les enseignements (rattrapages/absences), les réunions, les examens et les évènements ;

– Gestion des surveillants : sélection et convocation des surveillants, organisation du planning de travail dans la base ACCESS, suivi et respect des consignes, gestion du règlement, saisie des éléments de paie.

– Bilan et suivi de l’occupation des espaces : saisie des pointages et des comptages réalisés par les équipes du SSU pour les salles de cours, les salles de séminaires, les salles projets, les salles ouvertes aux étudiants.

– Réservation pour les centres de recherche dans les nouvelles salles de séminaires mutualisées

– Actualisation régulière des données du parc de salles (réunions, salle d’enseignement, salles de projets, etc.)

– Croissance soutenue de l’événementiel.

Profil

– Formation supérieure de niveau Bac+2 spécialisé en secrétariat / assistanat (BTS : DUT)

– Expérience professionnelle de 2 à 5 ans sur un poste similaire, dans les métiers du secrétariat et de l’assistanat

– Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et sens de la diplomatie (contacts quotidiens avec les enseignants et tous les services de Sciences Po)

– Sens développé du service

– Esprit d’équipe (horaires décalés en période d’examens ou en période d’accroissement d’activité)

– Organisation, rigueur, rationalité et fiabilité

– Réactivité et capacité à imaginer des alternatives

– Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Access et des techniques d’information (intranet/internet, messageries) – apprentissage obligatoire de l’outil de gestion de la scolarité (BANNER)

– Connaissance de l’anglais serait un plus