Assistant de projet admininstratif et financier – Unit Culture et Patrimoine (F/H)

Expertise France est lagence publique de conception et de mise en uvre de projets internationaux de coopration technique. Lagence intervient autour de quatre axes prioritaires :- gouvernance dmocratique, conomique et financire;- paix, stabilit et scurit;- climat, agriculture et dveloppement durable ;- sant et dveloppement humain.Dans ces domaines, Expertise France assure des missions dingnierie et de mise en uvre de projets de renforcement des capacits, mobilise de lexpertise technique et joue un rle densemblier de projets faisant intervenir de lexpertise publique et des savoir-faire privs. Gestion financire :- Recueille et vrifie la conformit des pices justificatives des frais de mission et autres factures,- Saisit les bons payer (avance, soldes),- Planifie, participe et suit les audits internes et externes, notamment en archivant les pices justificatives,- Assure le suivi des dpenses et des factures fournisseurs (enregistrement administratif, suivi, relance),- Contribue au suivi du budget en lien avec les charg-e-s de projets,- Assure la liaison avec le dpartement des affaires financires dExpertise France.Gestion administrative:- Assure la gestion administrative des documents de projet, des demandes dexpertise et de subvention: formatage, enregistrement, photocopies, indexation de documents, etc,- Gre les appels tlphoniques et rdige divers mails,- Assure la mise jour des tableaux de bord,- Constitue un appui la cration de dossiers spcifiques (recherche documentaires, compilation de documents etc.);Gestion logistique:- Organise les dplacements des collaborateurs et intervenants (experts, partenaires, personnels sige) en collaboration avec le prestataire voyages: rservation des billets davion/train & location de voitures,- Rserve les salles de runion, htels & transferts aroport-htel dans un contexte international,- Contrle les itinraires reus et optimise les cots,- Gre le volet administratif des visas et de toute formalit administrative pralable aux dplacements,- Assure les relations prestataires : traitement, ngociation des devis, contrle de la facturation.Communication:- Appuie les activits de communication: mise jour du site, prparation de documents de communication etc.Rponses aux appels doffre:- Appuie la prparation des appels doffre (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impression etc.) Au sein de lunit de programme culture/patrimoine de la direction des oprations, sous la supervision hirarchique de la directrice du dpartement Gouvernance dmocratique et droits humains (GDDH), lassistant-e administratif et budgtaire vient en appui sur la gestion des tches administratives et de secrtariat, mais aussi sur la logistique et la gestion financire dans le cadre de la mise en uvre oprationnelle de lensemble des phases du cycle de projet.Il/Elle travaille sous la supervision de la coordinatrice de lunit de programme culture/patrimoine qui il/elle apporte un soutien oprationnel dans lensemble des tches relatives aux projets.En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amen-e fournir un appui financier et administratif au dveloppement des projets du portefeuille du dpartement – Exprience russie denviron 2 ou 3 ans minimum sur un poste similaire, orient gestion budgtaire, comptable et administrative une exprience en coopration internationale ou en ONG est un atout;- Formation suprieure BAC +2/3 maximum, BTS, DUT, licence ou niveau quivalent en comptabilit, gestion, administration ;- Bonne matrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables;- Etre mthodique, organis-e et racti-f-ve;- Avoir le sens des responsabilits, tre proacti-f-ve et autonome;- Avoir de bonnes capacits rdactionnelles, relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) et de travail en quipe,- Qualits relationnelles, de diplomatie et de travail en quipe, notamment distance;